Slechte communicatie kan een organisatie flink beschadigen. In de media zie je hier regelmatig voorbeelden van, bijvoorbeeld van een bedrijf dat door ongelukkige communicatie in een verkeerd daglicht komt te staan. Andersom geldt het ook; Goede communicatie kan er voor zorgen dat je je organisatie op de kaart zet, interacties aan kan gaan met de voor jouw relevante actoren en dat je organisatie een goede reputatie opbouwt.
Om voor je organisatie duidelijk te krijgen wat je wil bereiken met je communicatie en hoe je dat gaat doen is het verstandig een communicatiestrategie op te stellen.
Wat is een communicatiestrategie?
De communicatiestrategie is vaak onderdeel van het communicatieplan van de organisatie. In het communicatieplan staat welke doelgroepen je hebt, en wat de boodschap is die je wilt uitdragen.
In de communicatiestrategie omschrijf je welke boodschap je met welke communicatiemiddelen wilt communiceren én met welke doelgroep op welk moment. Als het doel van je strategie is om je organisatie te positioneren vraagt dat bijvoorbeeld iets anders dan wanneer je mensen wilt oproepen te participeren.
Waaruit bestaat een communicatiestrategie?
In een communicatiestrategie komen een aantal onderdelen vaak aan bod. Je begint meestal met het doel van de communicatie en de doelgroep die je wilt bereiken. Als dat duidelijk is kan je je strategie verder invullen.
Een keuze die gemaakt moet worden is de inzet van communicatiemiddelen. Zoek je de pers op, met een aantal persberichten? Of zet je vol in op social media, met een campagne die over verschillende platformen loopt? Per onderwerp en per doelgroep zal verschillen wat het meest effectief is, en kan je in je strategie de keuze maken.
Een andere afweging kan zijn wie de afzender is van de boodschap. Trek je als organisatie alleen op, waardoor je je eigen verhaal kan vertellen? Of spreek je je uit met een aantal andere organisaties, zodat je geluid breder klinkt?
Verschil communicatie- en public affairsstrategie
De betekenis van een communicatiestrategie en een public affairs strategie worden nog wel eens door elkaar gehaald. Dat is ook niet gek, er zijn zeker een aantal raakvlakken, maar het is niet hetzelfde. Kortgezegd is communicatie een deel van public affairs, maar gaat public affairs over meer dan dat.
In een public affairs strategie werk je uit wat je als organisatie wil bereiken, kijk je hoe het politieke speelveld er uit ziet en bedenk je welke eerste stappen je daarvoor moet uitvoeren. Een communicatiestrategie kan hier een onderdeel van zijn; framing of een persoonlijk verhaal kunnen bijvoorbeeld een goed middel zijn om je doel te halen.
Verschil interne en externe communicatiestrategieën
Het verschil tussen een externe en een interne communicatiestrategie zit vooral in de doelgroep. Een externe strategie is gericht op een groep buiten de eigen organisatie, die je wilt bereiken. Hiervoor kan je bijvoorbeeld de pers opzoeken, social media gebruiken of nieuwsberichten op je website plaatsen.
Bij een intern communicatiestrategie zit de doelgroep binnen je eigen organisatie. Hierbij kan je denken aan leden van een brancheorganisatie, of werknemers bij een groot bedrijf. De middelen die je hiervoor kan inzetten zijn ook anders; je kan bijvoorbeeld een interne nieuwsbrief sturen om te laten zien waar je mee bezig bent of een bijeenkomst houden om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen.
Communicatiestrategie ontwikkelen
Het ontwikkelen van een communicatiestrategie begint bij het vaststellen van het doel van de communicatie, en de doelgroep die je daarvoor moet bereiken. Dat vraagt dat je als organisatie weet waar je naar toe wilt.
Als dat duidelijk is kan de communicatieafdeling aan de slag met het invullen van de concrete acties die je onderneemt om je doel te halen. Hierbij komen de eerder genoemde
keuzes voor de middelen die je gebruikt, wat je boodschap wordt en namens wie je die afzendt weer terug.
Als je meer wilt leren over hoe je een effectieve communicatiestrategie opzet, helpen we je graag. Bij de Public Affairs Academie geven we regelmatig trainingen over communicatie, of de inzet van communicatie binnen public affairs!